pdfにパスワードをかける必要性が増したので、Adobe Acrobat オンラインツールを使ったら便利だった(PR)

※アドビ株式会社 Adobe Acrobat オンライン(オンライン上で無料で使えるPDF編集サービス)のタイアップ記事です。

近況報告

こんにちは、かまだです。
最近はTwitterにも全然浮上しなくなっていますが、なんとか生きています。
3月に広告の代理店に転職してから、仕事量がやばすぎて呟く余裕すらない日々が続いています...。
仕事で色々なクライアントさんを担当させてもらっていることにやりがいを感じる半面、趣味のスケボーとスプラトゥーンも最近はあまり時間を割けておらず、たまに会う彼女との時間が唯一の救いという日々です....えっ?(また彼女できたのか...という声が聞こえてくる)。

 

業務でpdfにパスワードをかけることが増えた

一転してちょっと固い内容ですが、最近広告の代理店に入って業務でpdfにパスワードをかけることが増えたので、そのことについて今回は記事を書いていきます。

adobe PDF パスワード 掛ける


業務の中で、機密性の高い内容や変更されたくない内容などのデータを扱う際にはpdfにパスワードをかける場面が結構あります。
具体的には、

  • 関係値の浅いクライアントへの提案資料
  • 顧客の個人情報が含まれるレポート
  • 重要な財務情報を含むドキュメント
  • 研究データや結果を記載した資料
  • 外に出せないビジネスプランやマーケティング戦略を記載した資料
  • 内部規定やポリシーに関する資料
  • 広告媒体の担当者とやり取りする際の資料

等々の場面で自分はpdfにパスワードをかけています。
皆さんも業務の中でそういった場面があるのではないでしょうか。

 

pdfにパスワードをかけるメリットとは?

社会人になって最初は「わざわざpdfにパスワードかける必要ある?」と思って鬱陶しく感じていたのですが、調べたところ気がついていなかった色々なメリットが有ることがわかりました。
「pdfを見ることができる人を制限する」以外にも様々な目的やpdfにパスワードをかける手法があって、調べたメリットの中でいくつか「そうだよな~」「その考えはなかった!」と思ったものを、コメント付きで8つを以下にピックアップしました。

【メリット①:データ保護】
機密性が要求される情報(例:顧客情報、業務データ、企業の機密情報)のpdfをパスワードで暗号化することにより非許可ユーザーから保護できます。これが一番よく言われる理由かなと思います。

【メリット②:信頼性と安全性】
社内外からのデータ侵害を防ぎ、信頼性と安全性を確保できます。pdfをパスワードで暗号化することで、機能的に守られることはもちろんですが、「ちゃんとデータの保護に気を使ってくれているんだ」と、相手に安心感を与えることでやり取りの信頼性を上げることにも繋がります。

【メリット③:法律遵守と規制遵守】
特にデータプライバシーに関する法律(例:GDPR、HIPAA)が厳格化する中で、pdfをパスワードで暗号化することはとても大事ですよね。そういった規則などでpdfをパスワードで暗号化しなくてはいけない場面などは個人的にも多く遭遇します。良い悪いは置いておいて、ルールを守った運用をするというのは大事ですからね。

【メリット④:ファイル改ざん防止】
パスワードで暗号化されたpdfは、不正な第三者による文書の内容改ざんを防ぐことができます。これは契約書や重要な報告書など、正確さと不変性が求められる文書にとって重要です。

【メリット⑤:アクセス制御】
情報アクセスを特定の人々に制限できる。これにより、適切な情報共有が可能になります。また、情報アクセスの種類も制限することができます。例えば、「閲覧」「編集」「ダウンロード」など、操作に対してパスワードをかけることで目的に合わせて必要な制限を選ぶこともできます。これ個人的には知らなかった機能。

【メリット⑥:業務の効率化】
PDFのパスワード暗号化により、組織内の情報共有が安全に実現され、業務効率が向上します。また、重要な情報が守られることで、組織周知性が向上し、持続的な成長につながります。

【メリット⑦:情報セキュリティの強化】
pdfをパスワードで暗号化することは、組織内の情報セキュリティを強化する重要な手段です。機密情報や個人データを保護し、不正アクセスから守ることで、信頼性が対策されます。リスクを軽減し、全体的なデータ保護を確保します。セキュリティ意識の浸透と合わせて、組織の安全性を確保するために積極的に取り組んでいくことが肝心です。

【メリット⑧:ファイルの一貫性】
企業によって使用しているサービスは様々。パワポを共有したところ、相手はGoogleスライドを使用していてスタイルが崩れる。といった場面も少なくありません。pdfではスタイルが変化することが無く、パスワードをかけることもできるので、大事な資料などはpdfで共有するのがベストかなと思います。

 
みたいな感じで、とにかくpdfにパスワードをかける場面って未だに結構あるし、上手く使っていくことは大事ですよね。
pdfの閲覧にパスワードをかけるだけでなく、印刷や編集にもパスワードをかけることができるのは、あまり知られていなかったりする。というか自分が知らなかっただけかもしれないけど、かなり重宝するなと調べて思いました。
例えば、社内に周知したい重要な文書などは閲覧は制限せずに印刷やダウンロードにだけパスワードをかけて制限することで、情報の持ち出しや漏洩を防ぐことができます。
また、その書類を管理する特定の人にだけパスワードを共有することで、情報の運用も可能になります。
このように、それぞれの要件に適したパスワードのかけ方を選択することで、セキュリティを強化し機密情報を守るだけでなく、情報共有と業務の効率化を両立させることができます。
このpdfの強みでもあるパスワードによる暗号化の仕方を上手く活用していくことが、pdfを扱ううえでの肝心要になると思います。

 

pdfにパスワードをかけるには、Adobe Acrobat オンラインツールが便利

pdfにパスワードをかけなきゃいけないってなった時に、何のツールが良いのかなと思って検索したら色々出て来たけど、とにかくアドビAdobeのものを使っておけば安心かなぁと思ってアドビ公式の「Adobe Acrobat オンラインツール」を使いました。
カメラマンをしている自分としては、アドビ公式というだけで信用できちゃうんですよね(笑)。
「有償のソフトはちょっと...」っていう人は、無料お試しもあるので、一旦使ってみてから、継続するかどうかは考えればいいかなと思います。
実際、自分も最初は「どれもそんな変わらないだろ、pdf見れてパスワードかけられればそれでいいよ」と思って使い始めた人間ですが、いざ使ってみるとかなり使いやすくて、自分は満足して使い続けています。
他のソフトだと何個かソフトを併用しないとできない作業が、アドビ公式のものは高機能なのでこれひとつでpdfにまつわる作業は困らないですね。

操作性も非常に良くて、サクサクと快適に動きますし、直感的にどこで何ができるのかがわかりやすくて、初めて使う人でも簡単に作業ができます。
マニュアルを読んだりヘルプページを行ったり来たりせずに、直ぐに使いこなせます。
これは自分みたいに忙しくてヒィヒィ言っている人にはかなり助かるところ。
ソフトをインストールするだけで生産性が上がり、いつもより高いクオリティの成果物を作ることができます。

PDFにパスワードを設定して保護・暗号化

 

Adobe Acrobatで他にできる事

他にもAdobe Acrobatでは無料でpdfをjpgに変換したり、抜き出したいページだけ抽出したりできるから、クライアントに特定のページだけ共有とかがしやすい。
pdfを抽出できるフリーソフトってあまりないし、普段から使っているソフトにこの機能がついてくれてるのは嬉しいです。
あとは、「PDFからPowerPoint変換」とかいうpdf変換機能もあって、前代理店のpdfデータをパワポに変換して、同じテンプレートでレポートを作成できたりしてとても便利。他の無料の変換ツールとは精度が段違い。マジでコレおすすめだから使う場面がある人は一回使ってみて欲しいです。

PowerPointに限らず、Word変換とかExcel変換もできるし、Microsoft Officeに直接つなぎこめたりもして、かなり便利。
昔に誰かが作成した、元データが無いようなpdfをパワポの資料の中で使いたいときにもこの機能が役立ち、わざわざ誰が作成者か探して、関係する人に連絡取って元データを探したりしなくていいのでかなり助かります。
他にもpdfの圧縮だったり、電子署名だったり、便利な機能が盛り沢山...!
Adobe Acrobat オンラインツールひとつで、作業の効率化ができるだけでなく、作業の幅もかなり広がります。

 

まとめ

 という具合で、タイトルで書いてる通りPR記事ですが、pdfをパスワードで暗号化するだけではなく、他にも色々便利な機能があって、Adobe Acrobatをインストールするだけで生産性の改善に繋がると思います。
今回PR記事を執筆するにあたって、Adobe Acrobatの機能を調べている中で「これ別のソフトダウンロードして作業していた...!」「こんな機能あったんだ...!」というような機能が沢山あって、マジで一回みんな見てみて欲しいな~と思いました。
皆さんも色々なツールを使って生産性を上げながら、仕事に余裕持てるように頑張りましょう!
自分もどんどん作業効率化して、早く仕事に慣れて余裕のある日々を送れるように頑張ります...。
まだ、中々平日は時間を取れないですが、週末はギリギリ時間作れるので、気軽にみんなご飯誘ってくれたら嬉しいです...。


※こちらは↓↓↓Adobe Acrobat オンラインツールです!便利だから使ってみてね!

https://www.adobe.com/jp/acrobat/online.html

 

 

 

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